Trabalhar é produzir algo, realizar projectos, colocar ideias em prática. E para sabermos exactamente aquilo que temos de fazer devemos fazer uma lista de tarefas.
Somos seres humanos e passamos os nossos dias a realizar actividades, desde as actividades rotineiras, como comer, dormir, andar, até actividades mais complexas, como decidir, implementar, reflectir. Com tantos papéis e tantas responsabilidades que temos, é natural que não nos lembremos de tudo aquilo que temos de fazer num dia e é aqui que entra a lista de tarefas.
Uma boa vida profissional e pessoal depende da nossa organização e o planeamento de tarefas a realizar é a chave para podermos ser mais produtivos e termos mais tempo livre para nos dedicarmos a actividades de lazer.
Assim, para fazermos uma boa lista de tarefas devemos:
- Definir as tarefas: começar o dia com uma lista é fundamental para sabermos o que queremos concretizar e o que nos predispostos a cumprir nesse dia.
- Seja específico: identifique todas as tarefas e seja específico. "Arrumar a secretária" pode ser uma tarefa mas se escrever "organizar os papéis da secretária para arquivar na sala 3" é uma tarefa muito mais específica com uma orientação clara para o resultado a ser atingido;
- Estabeleça prioridades: todos temos muito que fazer mas nem todas as tarefas tem o mesmo peso e importância. Por isso coloque as tarefas por ordem de prioridades para perceber o que realmente quer atingir nesse dia;
- Faça um plano semanal: para além de estabelecer metas diárias, ter uma visão total do trabalho a desenvolver durante uma semana de trabalho ajuda-o a perceber o ritmo e a evolução das tarefas. Ajuda também a perceber qual é o seu método de trabalho e como pode melhorá-lo para ser ainda mais eficaz.
Depois de pronta a lista, por onde começar? Ao enumerar as prioridades, escolha também começar pelas tarefas mais difíceis e que levam mais tempo. Depois de um maior esforço, as tarefas mais simples vão parecer mais fáceis e o trabalho estará concluído em apenas alguns minutos.
E para uma organização ainda mais eficaz, pode ainda definir tarefas e conjugá-las para poder fazer duas coisas: sabia que pode fazer aquela chamada telefónica a caminho do trabalho? Ou que pode ter aquela reunião de negócios ao almoço? Combinar actividades, desde que não caia no multitasking excessivo, pode ser uma boa prática.
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